GyorsSzámla — Adatkezelési tájékoztató

1. A lényeg röviden

• A GyorsSzámlát a KANDELLA Kft. üzemelteti. A fiókod, az előfizetésed és a biztonsági naplók adatait adatkezelőként kezeljük.
• A számláidon szereplő vevőadatok adatkezelője te vagy, mint a számla kiállítója. Mi a megbízásodból, adatfeldolgozóként tároljuk ezeket az adatokat, küldjük be őket a NAV-nak, és adjuk át a számlát a vevőnek.
• A kiállított számlát legalább 8 évig megőrizzük (Szt. 169. §), akkor is, ha törlöd a fiókodat. A kiállított számlát nem lehet módosítani vagy törölni, csak sztornózni.
• A NAV-kulcsaidat titkosítva tároljuk (AES-256-GCM borítéktitkosítással). A NAV technikai felhasználód jelszavát nem tároljuk.
• A magánszemély vevő nevét és címét nem küldjük el a NAV-nak. Ezek az adatok rákerülnek a számlára, a NAV-nak küldött adatokba viszont nem.
• A kamerával készült képek a telefonon maradnak. A taxaméterről, a pecsétről vagy a QR-kódról készült képet a telefon dolgozza fel, és nem töltjük fel a szerverre.
• Bankkártya-adatot nem látunk. A webes fizetést a Stripe, az appon belüli fizetést az Apple, illetve a Google intézi.
• Az appban nincs reklám, és nincs benne elemző- vagy követőkód. A gyorsszamla.hu bemutatóoldal nem használ sütit; a portál és a számlaoldal csak a működéshez szükséges sütiket használja. Adatot nem adunk el.
• A szerverünk az Európai Unióban van.

2. Az adatkezelő

Név

KANDELLA Kereskedelmi és Szolgáltató kft. (a továbbiakban: Kandella vagy „mi”)

Székhely és postacím

1039 Budapest, Garay utca 22.

Cégjegyzékszám

01-09-667516

Adószám

12329878-2-41

Képviselő

Balázs Edit ügyvezető

E-mail (adatvédelmi ügyekben is)

office@gyorsszamla.hu

Weboldal

gyorsszamla.hu

Telefon

[KITÖLTENDŐ, vagy elhagyható]

Adatvédelmi tisztviselő

Nem jelöltünk ki, mert nem vagyunk rá kötelesek. [ellenőrizendő]

3. Kiknek az adatait kezeljük?

• Kiállító (felhasználó): személytaxis vagy NT-személyszállító (személygépkocsis személyszállítást végző) vállalkozó, aki regisztrál az appban, és a saját nevében állít ki számlát.
• Flottatagok: egy flottacég kezelői és sofőrjei, akik a cég nevében számláznak.
• Könyvelő: akit a kiállító csak olvasási joggal meghív.
• Vevő (utas): akinek a számla szól. Lehet cég, egyéni vállalkozó vagy magánszemély.
• Előfizető: aki az előfizetési díjat fizeti, akár az appban, akár a weben.
• Weboldal-látogatók, és mindenki, aki e-mailt ír nekünk.

4. Két szerepünk: adatkezelő és adatfeldolgozó

Adatkezelők vagyunk azoknál az adatoknál, amelyekről mi döntünk. Ilyen a fiók, a kiállítói profil, a NAV-kapcsolat, az előfizetés, a biztonsági napló, az ügyfélszolgálati levelezés és a weboldal.

Adatfeldolgozók vagyunk a kiállított számlák és a vevőadatok esetében. A számlát a kiállító a saját nevében, a saját NAV technikai felhasználójával állítja ki. A vevő adatainak ezért ő az adatkezelője, mi pedig az ő megbízásából, a szolgáltatás nyújtásához kezeljük ezeket az adatokat. Flotta esetén a kiállító a flottacég. Az adatfeldolgozás feltételeit az ÁSZF [KITÖLTENDŐ: melléklet vagy pont] tartalmazza.

Vevőként (utasként) a számlán szereplő adataiddal kapcsolatban elsősorban a számla kiállítójához fordulj. A kiállító neve és adószáma rajta van a számlán. Ha nekünk írsz, továbbítjuk a kérésedet a kiállítónak, és segítünk neki a válaszban.

5. Az adatkezelések

5.0 Áttekintés

Egyes adatokat kötelező megadni (például az adószámot, a címet és a NAV-kapcsolatot). Ha ezeket nem adod meg, a szolgáltatást nem tudjuk nyújtani, vagyis nem tudsz számlát kiállítani.

5.1 Fiók

Cél

Regisztráció, belépés, valamint a fiók azonosítása és védelme.

Jogalap

GDPR 6. cikk (1) b): a felhasználási szerződés (ÁSZF) teljesítése.

Adatok

E-mail-cím; név; a jelszó (kizárólag Argon2id-lenyomatként, magát a jelszót nem tároljuk); az e-mail-cím megerősítésének és a regisztrációnak az időpontja; a sikertelen belépések száma és az ideiglenes zárolás vége; az e-mailben küldött egyszer használatos kódok (6 jegyűek, 15 percig érvényesek, és csak kulcsos lenyomatként tároljuk őket).

Honnan kapjuk

Tőled, az appban. Flottasofőr és könyvelő esetén az e-mail-címet a meghívó adja meg (lásd 5.6 és 5.7).

Meddig őrizzük

A fiók törléséig. A fiókodat az appban törölheted (Beállítások → Fiók törlése). Amíg van NAV-hoz még be nem küldött számlád, vagy a flottádban más aktív tag is van, a törlés vár (lásd az ÁSZF 10.3. pontját). Törléskor az e-mail-címedet és a nevedet azonnal felülírjuk, a jelszavadat érvénytelenítjük, és minden belépést és eszközt letiltunk. A titkosított biztonsági mentésekben az adatok legfeljebb 24 hónapig maradhatnak meg (lásd a 9. pontot).

Címzettek, adatfeldolgozók

Hetzner (szerver, EU); Rackhost Zrt. (a rendszerlevelek kiküldése, Magyarország).

Harmadik országba kerül-e

Nem.

5.2 Kiállítói (számlázási) adatok

Cél

A számlák kiállítása a nevedben, a kötelező számlatartalommal. A számla az adózási formádhoz igazodik (áfás vagy alanyi adómentes, pénzforgalmi elszámolás). Figyelmeztetést kapsz, ha KATA-s NT-személyszállítóként céges vevőnek számláznál.

Jogalap

GDPR 6. cikk (1) b): szerződés teljesítése.

Adatok

A számlán szereplő név; adószám; cím (irányítószám, település, utca, házszám); áfa-mód; pénzforgalmi elszámolás; KATA; tevékenység (személytaxi vagy NT); bankszámlaszám (ha megadod); rendszám. Flottánál a cég adatai és a sofőr rendszáma.

Honnan kapjuk

Tőled. A nevet és a címet az adószámod alapján a NAV adózói nyilvántartásából is lekérjük.

Meddig őrizzük

Amíg a fiókod él. Minden kiállított számla tartalmazza a kiállításkor érvényes adatokat, és a számlák a kiállítóhoz tartoznak. Ezért ezek az adatok a fiók törlése után is megmaradnak, amíg a számlákat őrizni kell (lásd 5.4).

Címzettek, adatfeldolgozók

NAV (a számla részeként); a számla vevője; a könyvelőd, ha meghívod; flottánál a flotta kezelői; Hetzner; Rackhost.

Harmadik országba kerül-e

Nem.

5.3 NAV technikai felhasználó

Cél

A számlák adatainak beküldése a NAV Online Számla rendszerébe a nevedben, és a beküldés eredményének lekérdezése. A vevőkereső számára cégadatot kérdezünk le adószám alapján, és lekérdezzük a korábbi kimenő számláid vevőit.

Jogalap

GDPR 6. cikk (1) b): szerződés teljesítése.

Adatok

A technikai felhasználó azonosítója (login); a jelszó SHA-512-lenyomata (magát a jelszót nem tároljuk, a NAV is csak a lenyomatot kéri); az XML-aláírókulcs és a cserekulcs; a környezet (teszt vagy éles); az utolsó sikeres ellenőrzés időpontja és az utolsó hibaüzenet. A jelszó-lenyomatot és a két kulcsot titkosítva tároljuk (lásd a 9. pontot).

Honnan kapjuk

Tőled. Az app beolvassa a NAV felületén megjelenő QR-kódot, a jelszót pedig te írod be.

Meddig őrizzük

Amíg a NAV-kapcsolatot vagy a fiókodat nem törlöd. Ekkor az adatokat azonnal töröljük. Amíg van beküldésre váró számlád, a kapcsolat nem törölhető, mert a törvény szerint a számlát be kell küldeni a NAV-nak. A törlés után a NAV felületén a technikai felhasználót is érdemes letiltanod.

Címzettek, adatfeldolgozók

NAV (a kulcsokkal aláírt kérésekben); Hetzner (csak titkosított formában).

Harmadik országba kerül-e

Nem.

5.4 Kiállított számlák és vevőadatok (itt adatfeldolgozók vagyunk)

Adatkezelő

A számla kiállítója: te, illetve flotta esetén a flottacég. Mi az ő megbízásából kezeljük az adatokat.

Cél

A számla kiállítása, beküldése a NAV-nak, átadása a vevőnek (QR-linken vagy PDF-ben), sztornózása és megőrzése, valamint átadása a kiállító könyvelőjének. A vevőkeresőben a korábbi vevők gyorsan kiválaszthatók.

Jogalap (a kiállítónál)

A számlánál GDPR 6. cikk (1) c): jogi kötelezettség. Ezt az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (Áfa tv.) számlázási és adatszolgáltatási előírásai, a 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet és a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (Szt.) 169. §-a írja elő. A saját vevőkönyvnél GDPR 6. cikk (1) f): a kiállító jogos érdeke a gyors számlázás. [ellenőrizendő]

Adatok

A számlán: sorszám, kelt, teljesítés napja, fizetési mód, összeg (nettó, áfa, bruttó), leírás, az eladó adatai, a vevő adatai (név és cím; cégnél és egyéni vállalkozónál az adószám vagy a közösségi adószám is), az, hogy melyik sofőr állította ki a számlát, a NAV-nak küldött adat (XML), a PDF, ellenőrző lenyomatok (hash-lánc), a NAV-beküldés állapota és a QR-link titkos azonosítója. A vevőkönyvben: a korábbi vevők neve, címe és adószáma, valamint az, hogy hányszor és mikor használtad őket.

Magánszemély vevő

A neve és a címe rákerül a számlára, de a NAV-nak nem küldjük el. A NAV-nak küldött adatokban csak annyi szerepel, hogy a vevő magánszemély. A magánszemély vevőt más kiállító nem láthatja.

Közös céglista

Ide a NAV-tól adószám alapján lekért cégek (jogi személyek) nyilvános neve és címe kerül. A listát minden felhasználó vevőkeresője látja. Egyéni vállalkozó és magánszemély soha nem kerül bele.

Honnan kapjuk

A kiállítótól; a vevőtől (aki megmondja az adatait, vagy megmutatja a pecsétjét); a NAV-tól (cégadat adószám alapján és a kiállító korábbi kimenő számlái).

Meddig őrizzük

A számlát és az adatait legalább 8 évig (Szt. 169. §). A kiállított számla nem módosítható és nem törölhető, a fiók törlése után sem. A QR-link is eddig működik. A vevőkönyvet a fiók törlésekor töröljük. [KITÖLTENDŐ: mikor töröljük a vevőkönyv régóta nem használt bejegyzéseit]

Címzettek, adatfeldolgozók

NAV; a vevő (QR-linken, PDF-ben vagy e-mailben); a kiállító könyvelője, ha a kiállító meghívta; flottánál a flotta kezelői; Hetzner; Rackhost (ha a számla e-mailben megy ki).

Harmadik országba kerül-e

Nem.

5.5 Az utas: a számla megnyitása és elküldése e-mailben

Cél

A vevő app nélkül is megnyithatja és letöltheti a számlát, és elküldheti magának vagy a cége könyvelésének. Emellett meg kell akadályozni, hogy valaki végigpróbálgassa a linkeket, vagy levélszórásra használja az oldalt.

Jogalap

Az e-mail elküldésénél a vevő kérése. [ellenőrizendő: GDPR 6. cikk (1) b) vagy f)] A visszaélések elleni védelemnél GDPR 6. cikk (1) f): a szolgáltatás és a számlák biztonsága.

Adatok

A vevő által beírt e-mail-cím. Ezt csak a levél elküldéséhez használjuk, az adatbázisba nem mentjük. Az IP-cím a sebességkorlát számlálójába kerül, sikeres küldésnél pedig a biztonsági naplóba is, a számla azonosítójával együtt (az e-mail-cím nélkül).

Meddig őrizzük

Az e-mail-címet nem tároljuk. [KITÖLTENDŐ: meddig marad meg a levelezőszerver naplójában] A számláló legfeljebb 24 óráig él. A biztonsági naplóról az 5.8 pont szól.

Címzettek, adatfeldolgozók

Rackhost (a levél kiküldése); Hetzner.

Harmadik országba kerül-e

Nem.

5.6 Flotta

Cél

Egy flottacég több sofőrje is számlázhat a cég nevében. A flotta kezelői meghívják és letilthatják a sofőröket, és látják a flotta számláit. A sofőr csak a saját számláit látja. A meghívás csak akkor lép életbe, ha a sofőr elfogadja, és a sofőr bármikor kiléphet.

Jogalap

GDPR 6. cikk (1) b): a flottacéggel és a meghívást elfogadó sofőrrel kötött szerződés teljesítése.

Adatok

A meghívott sofőr e-mail-címe, neve, rendszáma és szerepe (tulajdonos, flotta-admin vagy sofőr); a meghívás, az elfogadás, a letiltás és a kilépés időpontja; az, hogy ki hívta meg. Ide tartoznak a sofőr által kiállított számlák is (lásd 5.4).

Honnan kapjuk

A flotta kezelőjétől (a meghíváskor) és a sofőrtől.

Meddig őrizzük

Amíg a tagság él. Azt, hogy ki, mikor és melyik cég nevében számlázott, a számlák megőrzési idejéig őrizzük. [KITÖLTENDŐ: mikor töröljük az el nem fogadott meghívókat]

Címzettek, adatfeldolgozók

A flotta kezelői; Hetzner; Rackhost (a meghívó e-mail kiküldése).

Harmadik országba kerül-e

Nem.

5.7 Könyvelői hozzáférés

Cél

A kiállító meghívhatja a könyvelőjét. A könyvelő csak olvasási joggal látja a számlákat, exportálhatja őket, és havonta automatikus csomagot kap. Egy könyvelő egy belépéssel több ügyfelét is láthatja.

Jogalap

A könyvelő fiókjánál GDPR 6. cikk (1) b): szerződés teljesítése. A számlaadatokat a kiállító utasítására, adatfeldolgozóként adjuk át a könyvelőnek (lásd 5.4).

Adatok

A könyvelő e-mail-címe, neve, jelszó-lenyomata és a kétlépcsős azonosítás titka; hogy mely ügyfelekhez fér hozzá, mióta és ki adta a hozzáférést; a belépései és az exportjai (biztonsági napló); a havi csomagok nyilvántartása (ügyfél, hónap, elküldés időpontja, a számlák száma). A havi levél a számlák összesítőjét és CSV-listáját tartalmazza; a PDF-ek és a NAV-XML-ek a portálról tölthetők le (ZIP).

Honnan kapjuk

Az e-mail-címet a kiállító adja meg, a többi adatot a könyvelő.

Meddig őrizzük

A hozzáférés addig él, amíg a kiállító vissza nem vonja (ezt bármikor megteheti). A könyvelő fiókja a törléséig marad meg. [KITÖLTENDŐ: meddig őrizzük a havi csomagok nyilvántartását]

Címzettek, adatfeldolgozók

Hetzner; Rackhost (a havi csomag e-mailben).

Harmadik országba kerül-e

Nem.

5.8 Eszköz- és naplóadatok (biztonság)

Cél

A fiókok és a számlák védelme. Látni kell, ki, mikor és melyik eszközről lépett be. Le kell tudni tiltani az ellopott telefont, és fel kell ismerni az ellopott belépési tokent. Ki kell védeni a jelszópróbálgatást és a túlterhelést, és ki kell tudni vizsgálni a hibákat és a biztonsági eseményeket.

Jogalap

GDPR 6. cikk (1) f): a jogos érdekünk, és a te érdeked is, hogy a fiók és a pénzügyi adatok biztonságban legyenek (GDPR 32. cikk). [KITÖLTENDŐ: érdekmérlegelési teszt]

Adatok

Eszköz: telepítési azonosító (ezt az app az első indításkor véletlenszerűen hozza létre, nem a telefon gyári azonosítója), az eszköz típusa (iPhone vagy Android), a rendszer és az app verziója, az első belépés és az utolsó aktivitás időpontja, az utolsó IP-cím, valamint az, hogy az eszköz le van-e tiltva. Belépési tokenek: csak lenyomatként. Biztonsági napló: az esemény fajtája (például regisztráció, belépés, sikertelen belépés, jelszócsere, új eszköz, meghívás, könyvelői export, fióktörlés), időpontja, az IP-cím, az eszköz, és hogy sikeres volt-e. Sebességkorlát-számlálók: IP-cím, e-mail-cím. Webszerver-napló: IP-cím, időpont, a kért cím (a számlalinkek titkos részét kitakarjuk). Jelszó, kód, token és kulcs soha nem kerül a naplóba.

Honnan kapjuk

A használat során, az eszközödről.

Meddig őrizzük

A belépési token legfeljebb 60 napig érvényes. A sebességkorlát-számlálók legfeljebb 24 óráig élnek. Eszközadatok és biztonsági napló: [KITÖLTENDŐ]. Webszerver-napló: [KITÖLTENDŐ].

Címzettek, adatfeldolgozók

Hetzner.

Harmadik országba kerül-e

Nem.

5.9 Előfizetés és fizetés

Cél

Az ingyenes próbaidő és az előfizetés nyilvántartása, és annak eldöntése, hogy kiállíthatsz-e új számlát. Ide tartozik a díj beszedése, a megújítás, a lemondás és a sikertelen terhelés kezelése. A már kiállított számlák beküldése, a PDF-jük és a QR-oldaluk akkor is működik, ha az előfizetésed lejárt.

Jogalap

GDPR 6. cikk (1) b): szerződés teljesítése.

Adatok nálunk

A kiállító belső azonosítója; a fizetés csatornája (App Store, Google Play vagy web); a csomag (havi vagy éves); a termék; az állapot (próbaidő, aktív, lemondva vagy lejárt); a próbaidő és a kifizetett időszak vége; a sikertelen terhelés jelzése; flottánál a kifizetett sofőrhelyek száma; a fizetési szolgáltatók eseményüzenetei (például tranzakció-azonosító, termék, időpont). Bankkártya-adatot nem kapunk és nem tárolunk.

Adatok a fizetési szolgáltatóknál

Webes fizetésnél a kártyaadatot, a nevet, az e-mail-címet és a számlázási címet a Stripe kezeli. Appon belüli vásárlásnál az Apple, illetve a Google a saját fiókod adatait kezeli. Ezekre az ő adatkezelési tájékoztatójuk vonatkozik.

Honnan kapjuk

Tőled, valamint az Apple-től, a Google-tól, a Stripe-tól és a RevenueCattől (az előfizetés állapotát).

Meddig őrizzük

A szerződés megszűnéséig, utána pedig az esetleges igények elévüléséig. [KITÖLTENDŐ] A számlázáshoz szükséges adatokról az 5.10 pont szól.

Címzettek, adatfeldolgozók

Stripe Payments Europe Ltd. (Írország); Apple; Google; RevenueCat (USA); Hetzner. A RevenueCatnek a kiállító belső azonosítóját adjuk át, a nevedet és az e-mail-címedet nem. [ellenőrizendő]

Harmadik országba kerül-e

Igen: a RevenueCat az USA-ban működik, és az Apple, a Google és a Stripe is továbbíthat adatot az USA-ba. [ellenőrizendő] Lásd a 8. pontot.

5.10 Számla az előfizetési díjról

Cél

A Kandella az előfizetési díjról a NAV-hoz bejelentett számlát állít ki.

Jogalap

GDPR 6. cikk (1) c): jogi kötelezettség. Az Áfa tv. (számlázás és adatszolgáltatás) és az Szt. 169. §-a (megőrzés) írja elő.

Adatok

A vevő neve, címe és adószáma; a díj, a csomag és az időszak; a fizetés módja és időpontja.

Meddig őrizzük

8 évig (Szt. 169. §).

Címzettek, adatfeldolgozók

NAV; a Kandella könyvelője [KITÖLTENDŐ]; Hetzner; Rackhost (a számla e-mailben).

Megjegyzés

[KITÖLTENDŐ: appon belüli (Apple- vagy Google-) vásárlásnál ki állít ki számlát a felhasználónak]

Harmadik országba kerül-e

Nem.

5.11 E-mailek és ügyfélszolgálat

Cél

Rendszerleveleket küldünk: megerősítő kódot, jelszó-visszaállítást, meghívókat, a havi könyvelői csomagot, valamint az előfizetéssel és a biztonsággal kapcsolatos értesítéseket. Ha írsz nekünk, válaszolunk.

Jogalap

A rendszerleveleknél GDPR 6. cikk (1) b). Az ügyfélszolgálatnál GDPR 6. cikk (1) b), ha a megkeresés a szolgáltatással kapcsolatos, egyébként GDPR 6. cikk (1) f). [ellenőrizendő]

Adatok

E-mail-cím, név, a levél tartalma, csatolmányai és időpontja.

Meddig őrizzük

A rendszerlevelek tartalmát külön nem tároljuk. [KITÖLTENDŐ: meddig marad meg a levelezőszerver naplójában] Az ügyfélszolgálati levelezést [KITÖLTENDŐ] ideig őrizzük.

Hírlevél

Hírlevelet és reklámlevelet nem küldünk. Ha ez később változik, csak külön, kifejezett hozzájárulással fogunk küldeni. [ellenőrizendő]

Címzettek, adatfeldolgozók

Rackhost Zrt. (Magyarország). A beérkező leveleket a Szolgáltató a saját Google (Gmail) postafiókjába is továbbítja — Google LLC (USA; EU–USA adatvédelmi keretrendszer) [ellenőrizendő].

Harmadik országba kerül-e

Nem. [ellenőrizendő a levéltovábbítás miatt]

5.12 Alkalmazásfrissítések

Cél

A hibajavítások és a kisebb frissítések áruházi frissítés nélkül is eljussanak az appba.

Jogalap

[ellenőrizendő: GDPR 6. cikk (1) b) vagy f)]

Adatok

Amikor az app letölti a frissítést, a frissítési szolgáltató (Expo) szervere látja a telefon IP-címét, a platformot, az app verzióját és a frissítési csatornát. [ellenőrizendő az Expo dokumentációjában] Nevet, e-mail-címet és számlaadatot nem kap.

Meddig őrizzük

Az Expo naplózási gyakorlata szerint. [KITÖLTENDŐ]

Adatfeldolgozó

Expo (650 Industries, Inc., USA). [ellenőrizendő]

Harmadik országba kerül-e

Igen, az USA-ba (lásd a 8. pontot).

5.13 Weboldal és sütik

Cél

A weboldal, a könyvelői és flotta-felület (portal.gyorsszamla.hu) és a számlaoldal (szamla.gyorsszamla.hu) működése: a belépés megtartása és az űrlapok védelme.

Jogalap

A működéshez feltétlenül szükséges sütikhez az elektronikus hírközlésről szóló 2003. évi C. törvény (Eht.) 155. § (4) bekezdése szerint nem kell hozzájárulás. Az adatkezelés jogalapja GDPR 6. cikk (1) f). [ellenőrizendő]

Sütik

csrftoken: védi az űrlapokat a hamisított kérések ellen. [KITÖLTENDŐ: lejárat; alapbeállításban 1 év] sessionid: ezzel maradsz belépve a könyvelői és flotta-felületen; 8 óra után lejár. Más sütit nem használunk.

Amit nem használunk

Nem használunk elemző (analitikai), reklám- vagy közösségi követőkódot. A fenti felületek nem töltenek be külső betűkészletet vagy külső szkriptet. A gyorsszamla.hu bemutatóoldal nem tölt be külső betűkészletet, szkriptet vagy analitikát, és sütit sem használ.

Fizetés

Webes előfizetésnél a Stripe fizetőoldalára kerülsz. Ott a Stripe sütijei és adatkezelési tájékoztatója érvényes. [ellenőrizendő: Stripe Checkout vagy a RevenueCat webes fizetőoldala]

Naplózás

A webszerver naplójáról az 5.8 pont szól.

6. Amit nem csinálunk

• Kamera: a taxaméterről, a pecsétről vagy névjegyről és a NAV QR-kódjáról készült képet a telefon dolgozza fel. A képet nem töltjük fel a szerverre, csak a felismert adat (összeg, adószám vagy QR-tartalom) megy tovább.
• Biometria: a Face ID-t és az ujjlenyomatot a telefon operációs rendszere kezeli. Az app csak azt tudja meg, hogy az azonosítás sikerült-e. Biometrikus adathoz nem férünk hozzá.
• Helyadat: nem kérünk és nem gyűjtünk helyadatot.
• Reklám és követés: az appban nincs reklám, és nincs elemző- vagy követőkód. Adatot nem adunk el, és reklámcélra sem adunk át.
• Profilalkotás: nincs automatizált döntéshozatal és profilalkotás (GDPR 22. cikk). A KATA-figyelmeztetés csak tájékoztat, a számlázást nem tiltja meg.
• Magánszemély vevő: a nevét és a címét nem küldjük el a NAV-nak, és nem kerül be a közös céglistába.

7. Adatfeldolgozók és címzettek

Adatfeldolgozók és fizetési szolgáltatók

Egyéb címzettek (ők nem adatfeldolgozók)

• NAV: a számlaadatokat jogszabály alapján kapja meg, és önálló adatkezelőként kezeli.
• A számla vevője: megkapja a számlát.
• A kiállító könyvelője és a flotta kezelői: a kiállító döntése alapján férnek hozzá az adatokhoz.
• Hatóságok és bíróságok: csak jogszabályban előírt, írásos megkeresésre adunk ki nekik adatot.

8. Adattovábbítás az EU-n kívülre

A szerverünk és az adatbázisunk az Európai Unióban van. Néhány szolgáltatónk azonban az USA-ban működik, vagy az USA-ban van az anyavállalata. Ilyen a RevenueCat és az Expo, valamint az Apple, a Google és a Stripe.

Az USA-ba csak megfelelő garanciával továbbítunk adatot:

• ha a szolgáltató szerepel az EU–USA adatvédelmi keretrendszer (Data Privacy Framework) listáján, akkor az Európai Bizottság megfelelőségi határozata a garancia (GDPR 45. cikk);
• ha nem szerepel, akkor az Európai Bizottság által elfogadott általános szerződési feltételek (GDPR 46. cikk (2) c)).

Kérésre megküldjük a garanciák másolatát vagy elérhetőségét.

9. Adatbiztonság

• Titkosított kapcsolat: az app, a weboldal és a szerver között minden forgalom HTTPS-en (TLS) megy. A leveleket titkosított kapcsolaton (STARTTLS) adjuk át a levelezőszervernek.
• Jelszavak: csak lenyomatként tároljuk őket (Argon2id). Az e-mailes kódokat kulcsos lenyomatként tároljuk.
• NAV-kulcsok: AES-256-GCM borítéktitkosítással tároljuk őket, minden kiállítónak külön adatkulcsa van. A mesterkulcs nincs az adatbázisban és a mentésekben sem, így egy ellopott adatbázismentés önmagában használhatatlan. A kulcsokat csak a NAV-beküldés idejére, a memóriában fejtjük vissza.
• Kétlépcsős azonosítás: a könyvelői és flotta-felületen (portal.gyorsszamla.hu) és a belső kezelőfelületen kötelező (TOTP-kód hitelesítő alkalmazásból).
• Az app védelme: ha a telefonon be van állítva képernyőzár, az app megnyitását zár védi (Face ID, ujjlenyomat vagy a telefon kódja). A belépési tokeneket és a félkész számlát a telefon titkosított kulcstára őrzi (iOS Keychain, Android Keystore), és csak azon a készüléken érhetők el.
• Belépés: rövid életű tokeneket használunk, a frissítő token pedig minden használatkor cserélődik, így egy ellopott token felismerhető. Az elveszett vagy ellopott eszköz távolról letiltható. Sok hibás próbálkozás után a fiók ideiglenesen zárolódik, és a rendszer kéréseinek száma korlátozott.
• Elkülönítés: a sofőr csak a saját számláit látja, a flotta kezelője a flottáét. A könyvelő csak olvashat. Más kiállító adataihoz senki nem fér hozzá.
• A számlák sértetlensége: a kiállított számlát adatbázisszintű tiltás védi a módosítás és a törlés ellen. A számlák hash-láncot alkotnak, így egy utólagos hamisítás kimutatható.
• Mentés: óránként titkosított mentés készül, amelyet havonta próbaképpen vissza is töltünk. A mentéseket legfeljebb 24 hónapig őrizzük.
• Naplók: jelszó, kód, token és kulcs nem kerül a naplókba, és a számlalinkek titkos részét kitakarjuk.
• Hozzáférés a Kandellánál: csak azok a munkatársak férnek hozzá az adatokhoz, akiknek a feladatukhoz szükséges.

10. Jogaid

Ha vevő (utas) vagy: a számlán szereplő adataiddal kapcsolatban elsősorban a kiállítóhoz fordulj (lásd a 4. pontot).

11. Hogyan élhetsz a jogaiddal?

• E-mailben: office@gyorsszamla.hu, lehetőleg a fiókodhoz tartozó e-mail-címről.
• Levélben: KANDELLA Kft., 1039 Budapest, Garay utca 22.

Indokolatlan késedelem nélkül, legkésőbb egy hónapon belül válaszolunk. Ez a határidő indokolt esetben két hónappal meghosszabbítható; erről az első hónapon belül értesítünk. A válasz ingyenes. Nyilvánvalóan megalapozatlan vagy túlzó kérésnél díjat kérhetünk, vagy megtagadhatjuk a teljesítést (GDPR 12. cikk (5)). Ha kétségünk van a kérelmező személyazonosságát illetően, további azonosítást kérhetünk (GDPR 12. cikk (6)).

12. Jogorvoslat

Ha úgy érzed, hogy megsértettük az adatvédelmi jogaidat, kérjük, először írj nekünk, hogy rendezni tudjuk a helyzetet. Ettől függetlenül:

• Panaszt tehetsz a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál (NAIH):
  • cím: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9–11.
  • postacím: 1363 Budapest, Pf. 9.
  • telefon: +36 1 391 1400
  • e-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu
  • honlap: naih.hu
• Bírósághoz fordulhatsz (GDPR 79. cikk, Infotv. 23. §). Az ügy a törvényszék hatáskörébe tartozik, és a pert a lakóhelyed vagy a tartózkodási helyed szerinti törvényszéken is megindíthatod.

13. Adatvédelmi incidens

Ha adatvédelmi incidens történik (például illetéktelen hozzáférés), azt a tudomásunkra jutásától számított 72 órán belül bejelentjük a NAIH-nak, kivéve, ha valószínűleg nem jár kockázattal. Ha az incidens magas kockázattal jár, az érintetteket is haladéktalanul értesítjük (GDPR 33–34. cikk). Az incidensekről nyilvántartást vezetünk.

14. A tájékoztató módosítása

Ha a tájékoztató lényegesen változik, a hatálybalépés előtt [KITÖLTENDŐ: hány nappal] e-mailben vagy az appban értesítünk. A mindenkori változat a gyorsszamla.hu oldalon olvasható, a korábbi változatokat kérésre megküldjük.

15. Jogszabályok

• Az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete (GDPR)
• 2011. évi CXII. törvény az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról (Infotv.)
• 2007. évi CXXVII. törvény az általános forgalmi adóról (Áfa tv.)
• 2000. évi C. törvény a számvitelről (Szt.) [ellenőrizendő: a hatályos számviteli törvény és a megőrzési szabály]
• 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet (a számlázásról)
• 2003. évi C. törvény az elektronikus hírközlésről (Eht.)
• 2017. évi CL. törvény az adózás rendjéről (Art.) [ellenőrizendő, hogy szükséges-e]

Jogásszal ellenőrzendők

1. Szerepek. Helyes-e, hogy a kiállított számlák vevőadatainál a Kandella adatfeldolgozó, a kiállító (vagy flottánál a flottacég) pedig adatkezelő? Milyen szerepben van a könyvelő (önálló adatkezelő vagy címzett)? A GDPR 28. cikke szerinti adatfeldolgozói szerződést bele kell foglalni az ÁSZF-be, vagy külön mellékletként kell csatolni.
2. A fióktörlés utáni megőrzés. Adatfeldolgozóként a szerződés megszűnése után is őrizhetjük-e 8 évig a számlákat (GDPR 28. cikk (3) g))? Hogyan fér hozzá a volt kiállító a számláihoz, ha neki is kötelező őrizni őket? A kiállítói törzsadat (név, adószám, cím, bankszámla) a fióktörlés után is megmarad, mert a számlákhoz tartozik. Ezt így kell-e leírni?
3. Jogalapok. Az utas e-mail-küldésénél (5.5) GDPR 6. cikk (1) b) vagy f) a helyes? Az alkalmazásfrissítésnél (5.12) és az ügyfélszolgálatnál (5.11) melyik? A jogos érdeken alapuló adatkezelésekhez (5.4 vevőkönyv, 5.5, 5.8, 5.11, 5.13) érdekmérlegelési teszt kell.
4. Megőrzési idők. Meg kell határozni a biztonsági napló, az eszközadatok (IP-cím), a webszerver-napló, az ügyfélszolgálati levelek, a vevőkönyv, a fizetési események, a havi csomag-nyilvántartás és az el nem fogadott meghívók megőrzési idejét. Elég-e az Szt. 169. § szerinti 8 év, vagy az Art. elévülési szabálya is számít? Szóba jön a Ptk. szerinti elévülés is.
5. Mentések. A mentések legfeljebb 24 hónapig élnek, ezért a törölt fiók adatai ennyi ideig a mentésekben maradnak. Elfogadható-e ez, és hogyan kell leírni? Visszaállításkor a törölt fiókokat újra törölni kell.
6. Adattovábbítás az USA-ba. Szolgáltatónként ellenőrizni kell az EU–USA adatvédelmi keretrendszer szerinti tanúsítást (RevenueCat, Expo/650 Industries, Apple, Google, Stripe), és szükség esetén az általános szerződési feltételek meglétét. Ellenőrizni kell az adatfeldolgozói szerződések (DPA) elfogadását is.
7. Stripe, Apple, Google szerepe. Önálló adatkezelők vagy adatfeldolgozók? Az Apple és a Google pontos szerződő fele és országa.
8. Számla az appon belüli vásárlásról. Az Apple vagy a Google értékesítésénél ki állít ki számlát a felhasználónak, és ez hogyan hat az 5.10 pontra? (Ezt könyvelővel is egyeztetni kell.)
9. Közös céglista. Egy egyszemélyes cég neve tartalmazhat személynevet (például „Kovács János Kft.”). Szükséges-e ehhez külön jogalap vagy tájékoztatás?
10. NAV mint címzett. A NAV-adatszolgáltatás pontos jogszabályi helye (Áfa tv., NGM-rendelet), és annak megerősítése, hogy a magánszemély vevő adatainak elhagyása megfelel a jogszabályoknak.
11. Sütik. Valóban elég-e a feltétlenül szükséges sütikre az Eht. 155. § (4) szerinti kivétel? A gyorsszamla.hu bemutatóoldalt ellenőriztük: nem használ sütit, és nem tölt be külső betűkészletet, szkriptet vagy analitikát.
12. Biometria és kamera. Helyes-e az a megfogalmazás, hogy biometrikus adatot nem kezelünk, és a kamera képét sem, mert a feldolgozás a telefonon történik?
13. Adatvédelmi tisztviselő, hatásvizsgálat, nyilvántartás. Valóban nem kötelező-e adatvédelmi tisztviselőt kijelölni (GDPR 37. cikk)? Kell-e adatvédelmi hatásvizsgálat (35. cikk) a pénzügyi adatok és a NAV-kulcsok miatt? Az adatkezelési tevékenységek nyilvántartását (30. cikk) és az incidens-nyilvántartást (33. cikk (5)) el kell készíteni.
14. Jogorvoslat. Közzététel előtt ellenőrizni kell a NAIH aktuális elérhetőségét és a bírósági jogorvoslatra vonatkozó hivatkozást (Infotv. 23. §).
15. Összhang. A tájékoztatónak egyeznie kell az ÁSZF-fel, az Apple App Store adatvédelmi címkéjével (Privacy Nutrition Label) és a Google Play Adatbiztonság (Data safety) űrlapjával.
16. Hangnem. A tegező megszólítás jogi dokumentumban is elfogadható-e (az app is tegez), vagy magázásra kell váltani?